Compliance – Eine Frage der richtigen Haltung

Jeder. Unerheblich ist, ob Sie von dem möglichen Verstoß betroffen sind oder hiervon lediglich Kenntnis erlangt haben. Unser Hinweisgeber-System steht jedem offen, nicht nur Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Ensinger Gruppe. 

Bitte melden Sie jeden Verdacht auf einen tatsächlichen oder potenziellen Verstoß gegen Gesetze oder den Verhaltenskodex von Ensinger im Zusammenhang mit Geschäftstätigkeiten von Ensinger. Von besonderer Bedeutung  sind Vorgänge, die auf eine strafbare Handlung (z.B. Diebstahl, Betrug, Bestechung, Umweltstraftaten etc.) oder auf einen systematischen Verstoß gegen geltende Regeln hindeuten. 

Auch ein mögliches Fehlverhalten von Geschäftspartnern, das im Zusammenhang mit der Tätigkeit von Ensinger steht, kann gemeldet werden (z.B. ein Verstoß gegen Menschen- und Umweltrechte in der Lieferkette).

Ja, die Angabe Ihres Namens ist freiwillig. Das System stellt ein vertrauliches Postfach für die zukünftige Kommunikation mit dem Compliance Team bereit. Während des gesamten Meldeverfahrens werden Sie zu keinem Zeitpunkt dazu aufgefordert, Ihren Namen oder Ihre E-Mail-Adresse anzugeben. Dennoch möchten wir Sie ermutigen, Ihren Namen anzugeben, um die Bearbeitung der Meldung zu erleichtern. Sie können jedoch jederzeit anonym bleiben, wenn Sie dies wünschen. 

Das Vorgehen nach Eingang einer Meldung ist wie folgt:

• Jeder Hinweisgeber erhält innerhalb von 7 Tagen ab Eingang des Hinweises eine Eingangsbestätigung. Gibt der Hinweisgeber den Hinweis anonym über das webbasierte Hinweisgeber-System oder über E-Mail ab, erfolgt die Eingangsbestätigung über den gewählten Kanal. Über diesen Kanal ist auch im weiteren Verlauf die Korrespondenz mit dem Hinweisgeber unter Wahrung der Anonymität gewährleistet. Daher ist im Fall von anonymen Hinweisen die Benennung eines Kommunikationskanals besonders wichtig, um Rückfragen der Meldestelle zu ermöglichen. 
  
  
• Das Compliance Team bei Ensinger führt eine Plausibilitätsprüfung Ihrer Meldung durch.
  
  
• Falls wir weitere Informationen benötigen oder Fragen haben, werden wir uns mit Ihnen in Verbindung setzen. Dies erfolgt direkt, wenn Sie Ihre Kontaktdaten angegeben haben, oder über das geschützte Postfach, wenn Sie anonym gemeldet haben. 
  
  
• Ist der Hinweis plausibel, ergreift das Compliance Team alle notwendigen Ermittlungsmaßnahmen, um den Sachverhalt aufzuklären. Dazu werden relevante, zur Aufklärung des Hinweises erforderliche Informationen eingeholt und ausgewertet. Falls nötig bitten wir Sie um weitere Informationen. 
  
  
• Je nach Komplexität des Sachverhalts kann die Untersuchung der Meldung einige Zeit in Anspruch nehmen. Spätestens drei Monate nach Meldung werden wir Sie über das Untersuchungsergebnis oder zumindest den aktuellen Stand informieren. 

Die Vertraulichkeit der Identität und gegebenenfalls auch Anonymität von Hinweisgebern, von Personen, die bei der Meldung unterstützen, und aller in der Meldung genannten Personen ist von den aufklärenden Personen zu wahren. Hierbei gelten die gesetzlichen Ausnahmen, etwa bei vorsätzlicher oder grob fahrlässig unrichtiger Meldung oder einem Auskunftsanspruch einer Strafverfolgungsbehörde.

Als Hinweisgeber sind Sie vor Benachteiligung geschützt, insbesondere vor Diskriminierung, Aufgabenverlagerung, Versagung einer Beförderung oder Abgabe einer negativen Leistungsbeurteilung, Suspendierung, Kündigung oder ähnlichem Verhalten Ihnen gegenüber aufgrund der Meldung. Diese und andere Benachteiligungen sind verboten. Bereits die Androhung oder der Versuch sind untersagt. Dieser Schutz gilt auch für Personen, die Sie bei der Abgabe einer solchen Meldung unterstützen.

Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei Compliance Meldungen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.