Compliance – Eine Frage der richtigen Haltung

Jeder. Unerheblich ist, ob Sie von dem möglichen Verstoß betroffen sind oder hiervon lediglich Kenntnis erlangt haben. Unser Hinweisgeber-System steht jedem offen, nicht nur Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Ensinger Gruppe. 

Bitte melden Sie jeden Verdacht auf einen tatsächlichen oder potenziellen Verstoß gegen Gesetze oder den Verhaltenskodex von Ensinger im Zusammenhang mit Geschäftstätigkeiten von Ensinger. Von besonderer Bedeutung  sind Vorgänge, die auf eine strafbare Handlung (z.B. Diebstahl, Betrug, Bestechung, Umweltstraftaten etc.) oder auf einen systematischen Verstoß gegen geltende Regeln hindeuten. 

Auch ein mögliches Fehlverhalten von Geschäftspartnern, das im Zusammenhang mit der Tätigkeit von Ensinger steht, kann gemeldet werden (z.B. ein Verstoß gegen Menschen- und Umweltrechte in der Lieferkette).

Ja, die Angabe Ihres Namens ist freiwillig. Das System stellt ein vertrauliches Postfach für die zukünftige Kommunikation mit dem Compliance Team bereit. Während des gesamten Meldeverfahrens werden Sie zu keinem Zeitpunkt dazu aufgefordert, Ihren Namen oder Ihre E-Mail-Adresse anzugeben. Dennoch möchten wir Sie ermutigen, Ihren Namen anzugeben, um die Bearbeitung der Meldung zu erleichtern. Sie können jedoch jederzeit anonym bleiben, wenn Sie dies wünschen. 

Das Vorgehen nach Eingang einer Meldung ist wie folgt:

• Der Eingang der Meldung wird Ihnen innerhalb von 7 Tagen ab Eingang des Hinweises bestätigt, es sei denn, dies ist aufgrund der Anonymität nicht möglich. 

 

• Das Compliance Team bei Ensinger führt eine Plausibilitätsprüfung Ihrer Meldung durch.

 

• Falls wir weitere Informationen benötigen oder Fragen haben, werden wir uns mit Ihnen in Verbindung setzen. Dies erfolgt direkt, wenn Sie Ihre Kontaktdaten angegeben haben, oder über das geschützte Postfach, wenn Sie anonym gemeldet haben. 

 

• Die weitere Untersuchung des Sachverhalts erfolgt durch das Compliance Team bei Ensinger oder die zuständige Fachabteilung.

 

• Je nach Komplexität des Sachverhalts kann die Untersuchung der Meldung einige Zeit in Anspruch nehmen. Spätestens drei Monate nach Meldung werden wir Sie über das Untersuchungsergebnis oder zumindest den aktuellen Stand informieren. 

Unabhängig davon, ob Sie Ihre Identität offenlegen oder anonym bleiben, werden die Inhalte der Meldung vertraulich behandelt und stehen grundsätzlich nur in dem notwendigen Umfang den aufklärenden Personen zur Verfügung. Auch die Identität des Hinweisgebers und aller in der Meldung genannter Personen wird von den aufklärenden Personen vertraulich behandelt. Dies gilt nicht bei vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtiger Meldung oder einem Auskunftsanspruch einer Strafverfolgungsbehörde. 

Solange Ihre Meldung in gutem Glauben auf einen möglichen Verstoß gegen Gesetze, unseren Verhaltenskodex oder interne Richtlinien abgegeben wurde, hat dies keine Konsequenzen. Wir dulden keine Diskriminierung oder Benachteiligung von Personen, die Meldungen abgeben. Wichtig ist, dass Sie zum Zeitpunkt der Meldung davon überzeugt sind, dass die Meldung wahr ist und dass Sie die Meldung nicht in böswilliger Absicht abgeben. Auch wenn bei der Untersuchung kein Verstoß festgestellt werden kann, müssen Sie keine negativen Konsequenzen befürchten.  

Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei Compliance Meldungen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.