Whistleblowing

Procedura per il sistema di segnalazioni - Whistleblower

Il D.Lgs. 24/2023 mira a migliorare la tutela dei diritti umani e dell’ambiente nell’ambito di attività dell’azienda e in altri ambiti della filiera aziendale. A tal fine la normativa prevede una serie di obblighi di verifica a carico delle imprese interessate.

Tra le altre cose, il D.Lgs. 23/2024 richiede che le aziende dispongano di un sistema di segnalazione adeguato, attraverso il quale entrambi i soggetti interni (cioè i dipendenti) ed esterni (come i fornitori) possono contattare l'azienda per segnalare rischi o violazioni legati ai diritti umani e all’ambiente. Inoltre, le aziende devono pubblicare norme procedurali che descrivano la procedura per la segnalazione delle informazioni.

In quanto azienda a conduzione familiare che opera in tutto il mondo, per la quale sono importanti i valori aziendali e il rispetto delle leggi applicabili, Ensinger vorrebbe essere informata non solo sui rischi e sulle violazioni dei diritti umani e dell'ambiente, ma anche su qualsiasi cattiva condotta. Vogliamo conoscere tempestivamente i rischi e le violazioni di eventuali comportamenti scorretti per poter reagire in modo adeguato.

Un sistema di segnalazione è uno strumento di supporto attraverso il quale è possibile fornire tutte le informazioni relative alla condotta scorretta.

Nei capitoli seguenti del presente Regolamento vi spieghiamo come possono essere presentate le segnalazioni di comportamenti scorretti (vedi 2.), come si svolge la procedura dopo aver presentato una segnalazione (vedi 3.) e quali principi si applicano alla procedura (vedi 4.).

Le norme procedurali per il sistema di segnalazione di Ensinger si applicano con effetto immediato. Sono revisionate annualmente, o con intervalli più brevi, se necessario per la loro efficacia.

Chi può inviare segnalazioni?

Tutti. Il nostro sistema di segnalazione è aperto a tutti, non solo ai dipendenti del Gruppo Ensinger. È irrilevante se sei interessato dalla possibile violazione o ne sei solo venuto a conoscenza.

Cosa posso segnalare?

È possibile segnalare qualsiasi sospetto di violazione effettiva o potenziale delle leggi o, in particolare, del Codice di condotta di Ensinger riguardante i seguenti argomenti:

• Concussione, corruzione e tangenti
• Malversazione, appropriazione indebita e furto
• Problemi di diritto antitrust
• Conflitti di interessi
• Sospetto riciclaggio di denaro
• Molestie sessuali, violenza fisica, discriminazioni
• Violazioni dei diritti umani, del lavoro e delle norme sociali
• Violazioni degli obblighi ambientali
• Violazioni della protezione dei dati e della sicurezza informatica

La segnalazione può riferirsi sia alla cattiva condotta di Ensinger che alla cattiva condotta lungo la catena di fornitura di Ensinger.

Se la tua segnalazione è plausibile ma non rientra nell'area di responsabilità della Corporate Compliance, la segnalazione verrà inoltrata all'ufficio di competenza di Ensinger (ad esempio l'ufficio responsabile dei reclami dei clienti).

Come posso segnalare le informazioni?

Esistono vari canali di segnalazione che puoi utilizzare per inviare segnalazioni:

Sistema di segnalazione anonima - whistleblowiner – https://ensinger.schindhelm-wbsolution.com

Il sistema di denuncia basato sul web “Schindhelm Whistleblowing Solution” è gestito come piattaforma online da Schindhelm Rechtsanwaltsgesellschaft GmbH, Osnabrück ("Schindhelm"), da noi commissionato e soggetto a diritti di accesso minimi e rigorosi. Il sistema garantisce l'anonimato del segnalante attraverso misure tecniche. Tramite tale sistema è anche possibile proporre una segnalazione orale, tramite l’invio di un file di registrazione vocale.

Le informazioni in entrata vengono gestite da un Team appositamente nominato. Attraverso le funzioni di login e chat è sempre possibile comunicare con il Team, anche in forma anonima. È possibile effettuare una segnalazione in diverse lingue 24 ore su 24, 365 giorni all'anno.

Posta ordinaria

Ensinger Italia S.r.l., Via Tosi, 1/3 – 20038 Olcella di Busto Garolfo (MI); la comunicazione dovrà essere inserita in una busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “Riservata al Team di gestione delle segnalazioni Whistleblowing”, con all’interno altre due buste chiuse: una con i dati identificativi del segnalante, unitamente a un documento di identità (qualora non intenda rimanere anonimo) e l’altra con l’oggetto della segnalazione; una volta ricevuta dall’Ente, dovrà essere inviata – senza aprire la busta – al Team di Gestione delle segnalazioni, garantendone la riservatezza.

Quali informazioni deve contenere un report?

Non è necessario che la segnalazione sia motivata. Tuttavia, le informazioni elencate di seguito sono utili per l’elaborazione del report. Serve a facilitare e accelerare il procedimento, ma non è un prerequisito per lo stesso.

• Cosa è successo?

Descrizione specifica dell’incidente e del contesto

• Quando è avvenuto l’incidente?

Data o periodo temporale

• Dove è avvenuto l’incidente?

Capannone di produzione, reparto, ecc.

• Chi è interessato?

Nome/i della persona lesa, nome/i del responsabile

• Ci sono prove?

Foto, video, documenti, email, testimoni, ecc.

Per facilitare il trattamento, le informazioni dovrebbero essere fornite in tedesco o inglese o in alternativa nella rispettiva lingua nazionale. Elaboriamo anche le informazioni che non sono in tedesco o inglese dopo aver ottenuto una traduzione professionale.

Desideriamo sottolineare che in questo caso l’ulteriore elaborazione dei dati potrebbe subire leggeri ritardi.

L’invio della segnalazione è gratuito?

Naturalmente la presentazione della segnalazione è gratuita.

Chi sta elaborando la mia segnalazione?

Un Team appositamente nominato riceve tutte le segnalazioni, indipendentemente da come sono inviate. Il Team ha accesso alla gestione. I dipendenti dell'ufficio di segnalazione sono tenuti a mantenere la riservatezza dell'identità delle persone che forniscono le informazioni e di tutte le persone nominate nelle segnalazioni. Agisce sempre con riservatezza nell'elaborazione delle segnalazioni, senza essere soggetti a istruzioni, in modo imparziale e indipendente, e tenendo conto del principio di una procedura equa.

Verrò avvisato del ricevimento della mia segnalazione?

Entro sette giorni dal ricevimento della segnalazione, il segnalante riceverà conferma della propria segnalazione salvo questo non sia possibile a causa dell'anonimato.

Vengono elaborati tutti i report?

SÌ. Prendiamo sul serio ogni segnalazione che ci arriva. il Team verifica se l'informazione o la segnalazione contiene informazioni sufficienti per condurre un ulteriore chiarimento dei fatti. Se l'ufficio segnalante richiede ulteriori informazioni, ti contatterà nel più breve tempo possibile.

Come viene controllato il rapporto?

Nella prima fase l’ufficio di segnalazione verifica approssimativamente se la segnalazione è plausibile, cioè capibile, possibile e comprensibile.

Se, dopo il primo esame, i fatti descritti non sono possibili o non sono comprensibili sul piano giuridico o fattuale, i fatti sono considerati non plausibili. In questo caso non verranno avviate ulteriori iniziative per chiarire i fatti. Al segnalante verrà dato il corrispondente feedback a meno che ciò non sia possibile a causa dell'anonimato.

Se i fatti descritti vengono classificati come plausibili, segue un ulteriore chiarimento dei fatti. La persona notificante può essere contattata e chieste ulteriori informazioni, se necessario.

Se le informazioni verranno confermate nel corso del chiarimento dei fatti, verranno adottate adeguate misure di follow-up:

Qualora sussista il rischio di ulteriori comportamenti scorretti corrispondenti, vengono definite misure preventive adeguate. Misure preventive possono includere, ad esempio, formazione o adeguamenti delle procedure. Le misure correttive sono definite e implementate per prevenire, porre fine o minimizzare la portata della violazione.

Le azioni correttive possono includere, ad esempio, l'interruzione immediata di alcuni processi aziendali interni o azioni sul personale.

Il segnalante riceve feedback sulle misure di prevenzione e/o rimedio implementate e pianificate e a giustificazione di tali misure se né l'indagine interna né i diritti delle persone oggetto di una segnalazione o coloro che sono menzionati nel rapporto ne sono interessati.

Quanto tempo è necessario per esaminare la mia segnalazione?

Il chiarimento dei fatti viene effettuato il più rapidamente possibile, tenendo conto delle circostanze generali. Di regola, il chiarimento dei fatti avviene entro tre mesi dalla conferma di ricevimento. Larevisione di una segnalazione non deve essere inutilmente prolungata. In caso di pericolo imminentedevono essere adottate immediatamente ulteriori misure.

Il Team fornisce al segnalante un riscontro sull'esito dell'accertamento dei fatti entro e non oltre tre mesidalla conferma di ricezione, a condizione che ciò non pregiudichi le indagini interne e i dirittidell’interessato. Ciò non si applica se il feedback non è possibile a causa dell'anonimato.

Cosa è documentato?

Tutte le informazioni in arrivo e le attività correlate sono completamente documentate. Ciò vale anche perle segnalazioni non plausibili. La documentazione è soggetta a un rigido concetto di accesso e di ruolo.L'accesso è limitato alla conformità aziendale e, se applicabile, al Comitato Rischi e Conformità.

La procedura è gratuita?

Sì, la procedura è gratuita.

Come viene tutelato il segnalante?

Whistleblowers che segnalano informazioni all'interno il quadro della Direttiva UE sulla protezione degli informatori e/o le leggi nazionali di attuazione sono protette contro la discriminazione in conformità con i requisiti legali se avevano motivo di ritenere al momento della segnalazione che le informazioni riportate corrispondevano al vero. Informatori che denunciano su altri argomenti relativi alla conformità sarà garantita la stessa protezione da parte di Ensinger. Si applica anche la tutela degli informatori ai soggetti che supportano il segnalante nella presentazione di tale segnalazione.

Il contenuto della segnalazione è trattato in modo confidenziale e generalmente è disponibile solo alle persone che forniscono informazioni nella misura necessaria.

La riservatezza dell'identità dei segnalanti, delle persone che supportano la segnalazione e di tutte le persone nominate nel rapporto deve essere conservata dai soggetti che forniscono le informazioni. Le eccezioni legali si applicano qui, ad esempio in caso di segnalazione errata intenzionale o per negligenza grave o di richiesta di informazioni da parte di un'autorità incaricata dell'applicazione della legge.

Il segnalante deve essere protetto contro gli svantaggi, in particolare contro la discriminazione sul lavoro, la delocalizzazione delle mansioni, il rifiuto di promozione o la presentazione di una valutazione negativa della prestazione, la sospensione, il licenziamento o comportamento simile nei confronti del segnalante a causa della segnalazione. Questi e altri comportamenti sono vietati. La minaccia o il tentativo di farlo è di fatto proibito.

Svantaggi del segnalante, l'impedimento di segnalazioni o la violazione della riservatezza dell'identità del segnalante e degli informatori non sono tollerati e saranno sanzionati. Le sanzioni dipendono dal singolo caso e sono proporzionate a escludere la ripetizione. Se il segnalante ha riscontrato uno svantaggio nel contesto professionale dopo aver presentato una segnalazione, la persona accusata deve dimostrare che lo svantaggio lamentato non è correlato alla denuncia effettuata.

Ensinger garantisce questa protezione anche in conformità con la Direttiva UE sulla protezione degli informatori, se possibile, anche al di fuori della presente Direttiva per eventuali relazioni rilevanti per la conformità.

Cosa vale per la protezione dei dati?

Le norme applicabili sulla protezione dei dati vengono sempre rispettate; i dati personali sono anonimizzati o pseudoanonimizzati nella misura in cui sia possibile.

Visita https://ensinger.schindhelm-wbsolution.com/data-protection per ulteriori informazioni sulla protezione dei dati.

Vale il presupposto di innocenza?

SÌ. Per gli indagati ciò vale fino a prova contraria.

Gruppo Ensinger, Rudolf-Diesel-Straße 8, 71154 Nufringen, Germania · Versione datata: novembre 2023